BDIUDie Inkassowirtschaft / Inkasso im Einsatz

Beispiel Wiesbaden: Weniger Außenstände dank effizientem Inkasso

Die Stadt Wiesbaden ist Vorreiter beim kommunalen Forderungsmanagement. Durch eine konzertierte Aktion der gesamten Verwaltung konnten die Außenstände deutlich reduziert werden. Ein Grund für den Erfolg: die Zusammenarbeit mit Inkassounternehmen.

Auszüge aus einem Beitrag von Thomas Idstein, Inhaber der Idstein-Finance CRM, Wiesbaden.

Externes Inkasso kann für Kommunen an zwei Stationen im dreistufigen Einnahmeverlauf eingesetzt werden – wobei es stets gilt, die Vorgaben des Datenschutzes strikt zu beachten. Diese sind von Bundesland zu Bundesland verschieden. Inkassounternehmen können unterstützen, etwa bei der Bonitätsprüfung für ihre kommunalen »Kunden«. Die Verwaltungen prüfen dann im Leistungsvorfeld einerseits intern, ob es bereits Erfahrungen mit dem Zahlungsverhalten des Leistungsempfängers gibt. Andererseits können sie sich externe Informationen von Inkassounternehmen oder aus öffentlichen Registern besorgen. Auf dieser Grundlage führen sie dann Verhandlungen über Zahlungsmodalitäten und den Leistungsumfang durch – sofern dies im konkreten Fall möglich ist – und treffen eine Entscheidung über die Leistungserteilung oder die Form der Bezahlung.

Die Behörde bleibt Herrin des Verfahrens
Die zweite Station im Einnahmeverlauf, sprich die Leistung und Fakturierung, ist dann ausschließlich Aufgabe der Behörde. Kommt es bei der Bezahlung zu einer Störung, ist wiederum die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern sinnvoll. Bei Postrückläufern zum Beispiel können Inkassounternehmen eine Adressprüfung vornehmen und die Informationen der Meldeämter ergänzen. Das weitere Mahnverfahren – telefonisch, schriftlich und schließlich die Vollstreckung selbst – ist als hoheitliche Handlung dann wiederum Aufgabe der Verwaltung.

Wenn auch jetzt immer noch keine Zahlung eingeht und keine Aussicht auf Erfolg besteht, wird die Forderung niedergeschlagen oder wertberichtigt. Die Verwaltung kann allerdings immer noch eine Einnahme erzielen, indem sie Inkassounternehmen unter Einhaltung des Datenschutzes beauftragt. Diese führen für die Kommune das Inkasso der zahlungsgestörten Forderung durch, machen gegebenenfalls eine Langzeitüberwachung, in der sie regelmäßig überprüfen, ob sich die finanzielle Situation des säumigen Zahlers gebessert hat und er seine Forderung möglicherweise doch noch begleichen kann, und achten weiterhin darauf, dass keine Verjährung der Forderung eintritt. Abzüglich der Kosten, die die Kommune für die Zusammenarbeit mit dem Inkassounternehmen bezahlt – die Kosten sind im Übrigen frei aushandelbar –, erzielt die Kasse also immer noch Einnahmen mit Forderungen, die sie ohne die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern nur niedergeschlagen hätte.

Wiesbaden hat mit diesem Verfahrensablauf sehr gute Erfahrungen gemacht. Die Kooperation mit externen Dienstleistern ermöglichte einen großen Wissenstransfer, der der Verwaltung mehr Know-how in der Forderungsbearbeitung brachte. Mitarbeiter des beauftragten Inkassounternehmens und die betroffenen Mitarbeiter der Verwaltung hospitierten gegenseitig und bekamen Einblick in die jeweiligen Verfahrensabläufe.

Enge Absprache mit dem Datenschutz
Selbstverständlich gab es zunächst auch Einwände gegen eine Zusammenarbeit. Da aus Datenschutzgründen das Inkassounternehmen keine Details zur Entstehung der Forderungen erfahren und somit auf den Mahnschreiben nur die Forderungssumme vermerken darf, befürchteten einige, dass das Inkassounternehmen keine kompetenten und zielführenden Gespräche mit den säumigen Zahlern führen könnte. Diese Befürchtungen erwiesen sich allerdings als unbegründet. Den Schuldnern war nämlich sehr wohl klar, warum die Forderung bestand, und auf dieser Grundlage konnten erfolgreich Vereinbarungen – zum Beispiel zu Ratenzahlungen – getroffen werden. Ein weiterer Aspekt war, dass die Stadt die Zahlungspflichtigen vorab informierte, dass die Inkassomandate an ein externes Unternehmen übergeben werden sollten. Bereits diese Ankündigung hatte Zahlungen zur Folge. Die Stadt zeigte, dass sie es mit ihren Forderungen ernst meinte – und die Botschaft kam bei den Zahlungspflichtigen an.

Nachhaltige Mehreinnahmen für die Kasse
Insgesamt hat Wiesbaden durch die Einführung eines kommunalen Forderungsmanagements seine monatlichen Außenstände von rund 50 Millionen Euro auf rund 42 Millionen Euro reduzieren und rund 6 Millionen Euro Einnahmen realisieren können. Andere Kommunen könnten diesem erfolgreichen Beispiel folgen.

Den vollständigen Beitrag lesen Sie in der ersten Ausgabe des BDIU-Magazins DIE INKASSOWIRTSCHAFT.